Steuern & Abgaben · Reisekosten · § 9 Abs. 4a EStG
Verpflegungsmehraufwand 2026: 28 € und 14 € je Tag
Die Verpflegungspauschale beträgt 2026 im Inland 28 € für einen vollen Kalendertag und 14 € für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage. Beide Beträge gelten unverändert seit 2020. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: 5,60 € fürs Frühstück, je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt — und zwar immer von der vollen Pauschale, auch an Tagen mit nur 14 €.
Kürzung nachrechnen ↓20 % fürs Frühstück, je 40 % für Mittag und Abend
Die Prozentsätze stehen in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG und beziehen sich stets auf die volle Tagespauschale von 28 €. An einem An- oder Abreisetag mit 14 € zieht ein Hotelfrühstück deshalb 5,60 € ab — nicht die Hälfte davon.
| Mahlzeit | Kürzung | in Euro | bleibt vom vollen Tag (28 €) | bleibt vom halben Tag (14 €) |
|---|---|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € | 22,40 € | 8,40 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € | 16,80 € | 2,80 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € | 16,80 € | 2,80 € |
⚠ Die Pauschale wird nie negativ: Übersteigt die Kürzung den ansetzbaren Betrag, bleibt null. Ein selbst bezahltes Frühstück kürzt nicht.
Vier typische Reisetage, durchgerechnet
Je mehr der Arbeitgeber stellt, desto weniger bleibt abzugsfähig — bei Vollverpflegung genau nichts. Das ist gewollt: Die Pauschale soll den Mehraufwand ausgleichen, den es dann nicht gibt.
| Situation | voller Tag (28 €) | An- oder Abreisetag (14 €) |
|---|---|---|
| keine Mahlzeit gestellt | 28,00 € | 14,00 € |
| nur Frühstück (z. B. im Hotelpreis) | 22,40 € | 8,40 € |
| Frühstück und Mittagessen | 11,20 € | 0,00 € |
| alle drei Mahlzeiten | 0,00 € | 0,00 € |
⚠ Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei, entfällt der Werbungskostenabzug in gleicher Höhe. Beides zusammen gibt es nicht.
Seit 2020 unverändert — davor 24 €
Die Reisekostenreform 2014 fasste die frühere dreistufige Staffel zu zwei Stufen zusammen; das Jahressteuergesetz 2019 hob die Beträge zum 2020 an. Seither steht die Pauschale still, während die Preise für Essen unterwegs deutlich gestiegen sind.
Kurzfassung: Die Verpflegungspauschale für einen vollen Tag lag ab 2014 bei 24 € und liegt seit 2020 bei 28 €.
| Gültig ab | voller Kalendertag | halber Tag / An- und Abreise |
|---|---|---|
| ab 2014 | 24 € | 12 € |
| ab 2020 | 28 € | 14 € |
⚠ Inlandspauschalen. Für Auslandsreisen setzt das Bundesfinanzministerium jährlich eigene Beträge je Land fest — sie sind hier bewusst nicht als Auszug wiedergegeben.
Dreimonatsfrist und die Sache mit den 20 Euro
Der Abzug endet nach 3 Monaten Tätigkeit an derselben auswärtigen Stätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) — auch wenn du weiter dorthin fährst. Die Frist beginnt neu, sobald die Tätigkeit mindestens 4 Wochen unterbrochen war; der Grund spielt keine Rolle, Urlaub und Krankheit zählen ebenso wie ein Einsatz woanders.
Die häufig genannten 20 € je Nacht sind keine Werbungskostenpauschale. Sie sind eine Verwaltungsgrenze (R 9.7 Abs. 3 LStR): Bis dahin darf der Arbeitgeber Übernachtungen im Inland ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten. Als Werbungskosten absetzbar sind Übernachtungskosten dagegen nur in tatsächlicher, belegter Höhe. Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, gibt es zusätzlich eine eigene Pauschale von 9 € je Kalendertag (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG).
Die Verpflegungspauschale einordnen
Die Zahlen zeigen die gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten im Inland (§ 9 Abs. 4a EStG) und die Kürzung, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt. Es sind Pauschalen, keine Erstattung tatsächlicher Kosten: Was du unterwegs wirklich für Essen ausgibst, spielt keine Rolle — Belege sind weder nötig noch hilfreich. Die Kürzungsbeträge sind aus den Prozentsätzen des Gesetzes gerechnet.
Es zählt die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, gemessen je Kalendertag. Ein voller Tag bedeutet 24 Stunden Abwesenheit, nicht „ein Arbeitstag“. An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen bekommen die halbe Pauschale ohne Mindestdauer — auch wenn du erst um 22 Uhr losfährst. Wichtig bei der Kürzung: Sie bemisst sich immer an der vollen Tagespauschale, auch an einem Tag, für den nur die halbe angesetzt wird. Ein Hotelfrühstück am Abreisetag kann die 14 € deshalb auf 8,40 € drücken.
Der Abzug entfällt nach drei Monaten Tätigkeit an derselben auswärtigen Stätte; erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu. Auslandsreisen haben eigene, je Land unterschiedliche Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu bekanntgibt — sie stehen hier bewusst nicht als Auszug, weil eine unvollständige Länderliste die schlechtere Auskunft wäre als der Verweis auf das Schreiben. Und die oft genannten 20 € für Übernachtungen sind kein Werbungskostenabzug, sondern eine Verwaltungsgrenze für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Keine Steuerberatung.
Kurz beantwortet
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Im Inland 28 € je Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise. Diese Beträge stehen seit 2020 unverändert in § 9 Abs. 4a EStG.
Wann bekomme ich 14 € und wann 28 €?
28 € gibt es nur für Kalendertage, an denen du volle 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist — praktisch also für die Zwischentage einer mehrtägigen Reise. 14 € bekommst du an eintägigen Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit und an An- sowie Abreisetagen. An diesen beiden Tagen gilt keine Mindestdauer: Auch eine Abreise um 22 Uhr bringt die 14 €.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt?
Dann wird die Pauschale gekürzt — um 20 % für ein Frühstück (5,60 €) und um je 40 % für Mittag- oder Abendessen (je 11,20 €). Maßgeblich ist immer die volle Tagespauschale von 28 €, auch an Tagen mit nur 14 €. Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, bleibt 0,00 € übrig.
Zählt das Hotelfrühstück als gestellte Mahlzeit?
Ja, wenn der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück bucht oder bezahlt — dann ist das Frühstück eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit und die Pauschale sinkt um 5,60 €. Zahlst du das Frühstück selbst und lässt es dir nicht erstatten, wird nicht gekürzt. Auf der Hotelrechnung sollte das Frühstück deshalb getrennt ausgewiesen sein.
Wie lange kann ich die Verpflegungspauschale ansetzen?
Höchstens 3 Monate für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach entfällt der Abzug, auch wenn du weiter dort arbeitest. Die Frist beginnt neu, sobald die Tätigkeit mindestens 4 Wochen unterbrochen war — der Grund der Unterbrechung ist dabei egal, Urlaub und Krankheit zählen ebenso wie ein Einsatz woanders.
Gibt es eine Pauschale für Übernachtungen?
Für den Werbungskostenabzug nicht: Übernachtungskosten setzt du in tatsächlicher, nachgewiesener Höhe an. Die häufig genannten 20 € je Nacht sind etwas anderes — bis zu diesem Betrag darf der Arbeitgeber im Inland ohne Einzelnachweis steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR). Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, gibt es zusätzlich eine eigene Pauschale von 9 € je Kalendertag (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG).
Bekomme ich das Geld vom Finanzamt ausgezahlt?
Nein. Die Pauschale ist ein Werbungskostenabzug: Sie mindert dein zu versteuerndes Einkommen, nicht deine Steuerschuld. Zurück kommt davon nur dein persönlicher Steuersatz — bei 30 % also rund 8,40 € je vollem Reisetag. Und sie wirkt erst, soweit deine gesamten Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei, ist der Abzug verbraucht — beides zusammen gibt es nicht.